快速打造專業簡報:AI助攻上班族必學簡報術

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職場上需要簡報的場合不勝枚舉,簡報是上班族的必備技能。但是很多人花了好幾個小時,只做出草稿,還為了如何美化而苦惱。現在從簡報大綱到設計產出,都能交給 AI,快速做出條理清晰又漂亮的簡報!

以製作公司的永續報告簡報為例,首先可以使用Gamma這個工具來幫助我們生成簡報的大綱。在提詞處打上簡報的大標題,例如「巨思文化永續報告」,它會自動產出大綱架構,免費版可選擇1~10張卡片,產出對應張數簡報,再依照需求修改。

接下來,我們可以選擇主題設計,選擇想要的視覺設計,目前有暗、細、專業和色彩繽紛四種選項。選好後只要按「產生」,就會自動產出簡報。

完成簡報的架構後,我們可以手動或自動微調草稿,以使簡報更加完善。如果想修改簡報呈現方式,可使用AI編輯的功能,對它下指令,例如「我要改成圖文並茂的形式」。它就會根據你的要求,產生新的版本,並提供前後對照。

除了Gamma,還有更進階的工具Claude。Claude可閱讀的文字量較長,支援的檔案格式較多,能先上傳公司資料,再產出大綱。可以下指令如:「請幫我根據這份資料的內容,寫出公司永續報告的大綱」。

複製Claude生成的內容後,回到Gamma選擇貼上文字的模式,直接將文字貼上。接著選擇「逐張卡片」,讓它自動拆分成每一頁簡報。文字內容有3種模式:「產生」、「凝結」和「保留」。「產生」會根據簡報的額外訊息,如對象和語氣,調整文字風格。「凝結」則是縮短簡報文字,變得更簡單易懂。「保留」是維持原始文字內容。

最後,手動編輯或使用AI編輯功能調整簡報初稿,輕鬆完成簡報。建議使用Gamma的貼上文字、匯入檔案(PPT或Word檔),和自動生成3種方式。根據需求調整篇幅,選擇頁數(卡片數),超過15頁要付費,每個月10~20美元(約新台幣300~600元)。要注意的是,它生成的內容常不夠精確,例如大事記的年份可能錯誤,要小心審核修改。

使用上述工具可以幫助我們快速生成簡報的大綱和內容,讓我們能夠更有效地準備和呈現簡報。希望這些資訊對你有所幫助!

(本文由經理人月刊提供)

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